Projekt USOS
Zgodnie z regulaminem Międzyuniwersyteckiego Centrum Informatyzacji uzyskanie prawa do użytkowania USOS wiąże się z przystąpieniem uczelni do MUCI w charakterze członka stowarzyszonego w ramach projektu USOS.
Procedurę przystąpienia rozpoczyna złożenie przez uczelnię wniosku z prośbą o przystąpienie do MUCI. Wniosek jest rozpatrywany przez Dyrekcję Centrum. Następnie podpisywane są formalne dokumenty: Umowa Udostępnienia Uniwersyteckiego Systemu Obsługi Studiów Członkowi Stowarzyszonemu Międzyuniwersyteckiego Centrum Informatyzacji (w dwóch egzemplarzach), protokół zdawczo-odbiorczy, nota księgowa, uiszczana jest należna opłata.
Prawa i obowiązki członka stowarzyszonego są określone przez regulamin MUCI. Warunki licencji na USOS, w tym termin udostępnienia oprogramowania i warunki serwisowe, określają definicje oraz załączniki umowy licencyjnej zawieranej z członkiem stowarzyszonym. Ponadto umowa (paragraf 6) określa warunki finansowe korzystania z systemu.
Międzyuniwersyteckie Centrum Informatyzacji podpisało umowę z firmą Oracle Polska S.A. umożliwiającą zakup po preferencyjnych cenach oprogramowania Oracle niezbędnego do korzystania z USOS. Wynegocjonowane zniżki obowiązują dla wszystkich uczelni będących członkami stowarzyszonymi MUCI w ramach projektu USOS. Aktualny wykaz produktów oraz ich cen jest dostarczany bezpośrednio na prośbę zainteresowanej uczelni.
Dokładną procedurę przystąpienia do konsorcjum oraz udostępnienia USOS nowemu członkowi, wzory wniosku i umowy, a także analogiczną procedurę i dokumenty dotyczące nabycia oprogramowania Oracle można znaleźć w repozytorium dokumentów na stronie internetowej MUCI.
Projekt IRK
Procedura związana z uzyskaniem prawa do użytkowania serwisu IRK wygląda bardzo podobnie do wyżej opisanej procedury dotyczącej USOS. Jako że projekt IRK jest częścią projektu USOS, uczelnia zainteresowana wdrożeniem IRK musi przystąpić do MUCI w charakterze członka stowarzyszonego w ramach projektu USOS.
Następnie podpisywane są formalne dokumenty: Umowa Udostępnienia Oprogramowania Internetowa Rejestracja Kandydatów Członkowi Stowarzyszonemu Międzyuniwersyteckiego Centrum Informatyzacji (w dwóch egzemplarzach), protokół zdawczo-odbiorczy, nota księgowa.
Warunki licencji na IRK, w tym termin udostępnienia oprogramowania i warunki serwisowe, określają definicje oraz załączniki umowy licencyjnej zawieranej z członkiem stowarzyszonym. Ponadto umowa (paragraf 6) określa warunki finansowe korzystania z systemu. Należy mieć przy tym na uwadze, że udział w projekcie IRK jest płatny tylko dla uczelni, które nie uczestniczą w projekcie USOS. Szkoły wyższe, które opłacają składki w projekcie USOS, mogą bez żadnych dodatkowych opłat korzystać z oprogramowania IRK.
Dokładną procedurę przystąpienia do konsorcjum oraz udostępnienia IRK nowemu członkowi, a także wzory wniosku i umowy można znaleźć w repozytorium dokumentów na stronie internetowej MUCI.
Spotkania, wizyty, wsparcie
Na życzenie szkół wyższych zainteresowanych Uniwersyteckim Systemem Obsługi Studiów aranżowane są spotkania z kierownikiem Komisji ds. USOS i/lub prezentacje dla władz i poszczególnych działów uczelni. Organizowane są również wizyty w uczelniach, które wdrożyły USOS, dzięki czemu możliwe jest zaobserwowanie systemu w działaniu. W takich wizytach mogą brać udział przedstawiciele różnych działów zainteresowanej systemem uczelni w celu odwiedzenia analogicznych działów korzystających w codziennej pracy z USOS.
Spotkania mogą się odbywać zdalnie, przy użyciu platformy wideokonferencyjnej.
Na wszystkich etapach wdrażania systemu uczelnia otrzymuje pełne wsparcie deweloperów oraz innych szkół wyższych - członków MUCI.